Recibir los pedidos a tiempo y completos es clave para cualquier negocio, especialmente si nos referimos al ámbito de las compras. Esto es exactamente lo que nos aporta el indicador OTIF. Por ello, en este artículo, veremos qué es el OTIF, cómo se calcula, cuáles son sus principales ventajas y limitaciones, y cómo todo ello puede afectar al departamento de compras.
Vamos a por ello.
¿Qué es el OTIF?
OTIF significa “On Time In Full”, y es una métrica de la cadena de suministro que mide la eficacia con la que se cumple con las entregas, tanto en puntualidad como en la cantidad completa de los pedidos. Este indicador es clave para evaluar el rendimiento de los procesos logísticos y la fiabilidad de los proveedores.
Este término se popularizó especialmente después de que gigantes del retail como Walmart comenzaran a emplearlo como un estándar para medir y mejorar la precisión de las entregas de sus proveedores.
Entonces, el objetivo de OTIF no es sólo garantizar que los productos lleguen a tiempo, sino asegurarse de que lleguen completos, evitando cualquier falta que pueda impactar negativamente en la operación del negocio.
Es por ello que las empresas que utilizan este indicador pueden identificar áreas de mejora en su logística, ajustar sus procesos y trabajar más estrechamente con sus proveedores para optimizar tanto el tiempo de entrega como la precisión de los pedidos. Esto, a su vez, puede llevar a una reducción significativa de los costes asociados con retrasos y errores en las entregas.
¿Cuál es la fórmula de OTIF?
La fórmula del OTIF tiene en consideración dos componentes: ‘On Time’ (OT), que verifica si los pedidos han llegado en el plazo acordado, e ‘In Full’ (IF), que confirma si la cantidad entregada es la correcta según el pedido. La combinación de estos dos factores ofrece una medida clara del nivel de servicio percibido por los clientes, asumiendo que los productos llegan en buenas condiciones.
Entonces, para calcular el OTIF, simplemente se divide el número total de entregas realizadas a tiempo y completas por el número total de entregas realizadas. Este resultado se expresa generalmente en porcentaje para facilitar la interpretación y comparación:
Tasa de OTIF = (Total de entregas realizadas a tiempo y completas/Total de entregas realizadas) × 100
Ejemplo práctico:
Supongamos que de un total de 1500 pedidos entregados, 1200 fueron entregados cumpliendo tanto los requisitos de tiempo como de completitud. Entonces, la tasa de OTIF se calcularía de la siguiente manera:
Tasa de OTIF = (1200/1500) × 100 = 80%
Ventajas y Limitaciones
Ahora que ya sabemos qué es el OTIF y cómo calcularlo, es momento de ver cuáles son tanto las ventajas como las limitaciones de este indicador, para así comprender mejor su impacto.
Ventajas del OTIF
- Mejora del rendimiento de entrega: El OTIF ayuda a las empresas a monitorizar la precisión y la puntualidad de sus entregas. Al hacerlo, incentiva una mejora continua, ayudando a identificar las áreas problemáticas que requieren atención.
- Aumento de la satisfacción del cliente: Al garantizar que los productos lleguen a tiempo y completos, las empresas pueden mejorar significativamente la satisfacción y la confianza del cliente. Esto es clave para fidelizar clientes y fortalecer la reputación de la empresa.
- Optimización de la cadena de suministro: Usar OTIF permite a las empresas ajustar sus estrategias, desde el almacenamiento hasta la distribución, asegurando que los procesos sean lo más eficientes posible, lo que puede traducirse en una reducción de los costes.
- Soporte para decisiones estratégicas: La información proporcionada por el indicador OTIF facilita la toma de decisiones informadas, lo que permite reaccionar rápidamente ante los cambios o problemas.
Limitaciones del OTIF
- Dependencia de la calidad de los datos: El valor del OTIF depende enormemente de la precisión y actualidad de la información ingresada en el sistema. Datos incorrectos o desactualizados pueden llevar a conclusiones erróneas.
- No capta todas las variables: Aunque OTIF es un buen indicador de la eficiencia de entrega, no captura todas las variables que pueden afectar el rendimiento, como la calidad del producto al momento de la entrega o problemas específicos del proveedor.
- Puede incentivar metas a corto plazo: En algunos casos, el foco en alcanzar un alto índice de OTIF puede llevar a las empresas a tomar decisiones que favorezcan el cumplimiento de estos indicadores en detrimento de otros objetivos a largo plazo, como la sostenibilidad.
- Limitada visión holística: Aunque el OTIF es una medida útil de rendimiento logístico, por sí solo no proporciona una visión completa del desempeño de la cadena de suministro. Las empresas deben complementarlo con otros indicadores para obtener una imagen integral.
¿Cómo podemos utilizar el OTIF para mejorar nuestras compras?
A continuación, veremos cómo podemos emplear efectivamente este indicador para optimizar nuestras compras.
Entender la necesidad de precisión
En primer lugar, el OTIF nos permite cuantificar cuán puntual y completa es cada entrega. Esto es fundamental para entender dónde están los cuellos de botella o las inconsistencias en nuestra cadena de suministro.
Al monitorear este indicador, podemos identificar rápidamente los proveedores que cumplen con los requisitos y aquellos que no, lo cual es esencial para tomar decisiones informadas sobre con quién hacer negocios en el futuro.
Mejorar la colaboración con proveedores
El uso del OTIF también fomenta una mejor colaboración entre el departamento de compras y los proveedores. Al compartir estos datos y trabajar juntos para mejorar los scores de OTIF, podemos crear relaciones más sólidas y confiables.
Esto implica establecer comunicaciones claras y expectativas precisas desde el principio, asegurando que ambas partes entiendan la importancia de cumplir con los tiempos y cantidades acordadas.
Planificación y reacción proactiva
Implementar un seguimiento riguroso del OTIF también permite una planificación más efectiva y una capacidad de reacción proactiva ante desafíos imprevistos. Si un envío no cumple con los criterios de OTIF, podemos analizar rápidamente qué salió mal y tomar medidas correctivas sin demora.
Esto ayuda a evitar la acumulación de problemas y reduce el impacto de los errores en el flujo de trabajo general y en los costes.
Toma de decisiones basada en datos
Finalmente, el OTIF empodera a los departamentos de compras con métricas concretas para fundamentar sus decisiones.
Ya sea que estemos considerando ajustes en el inventario, evaluando la necesidad de seleccionar nuevos proveedores o buscando mejorar nuestros plazos de entrega, los datos derivados del OTIF ofrecen una base sólida para tomar decisiones informadas.
Conclusión
En resumen, si bien el OTIF no está dentro de los KPIs del departamento de compras más importantes, si se utiliza estratégicamente puede servir para medir el desempeño de los proveedores y actuar en consecuencia. Además, si nos centramos en mejorar el desempeño en relación con el OTIF, estamos asegurando la satisfacción del cliente y, a fin de cuentas, contribuyendo al éxito general de la empresa.
