En el mundo empresarial de hoy, tanto para las pequeñas empresas como para las corporaciones internacionales, gestionar eficientemente los costes de inventario es una estrategia clave para mejorar la rentabilidad y la competitividad
En este artículo, veremos los distintos tipos de costes de inventario y estrategias concretas y efectivas para minimizarlos, maximizando así los recursos y mejorando la rentabilidad. ¡Vamos a por ello!
¿Qué son los costes de inventario?
Si alguna vez te has preguntado qué son los costes de inventario, estás en el lugar correcto. Los costes de inventario abarcan todos los gastos relacionados con la adquisición, almacenamiento y gestión de las existencias. Esto significa, que no se limitan sólo al precio de compra de los bienes, sino que también incluyen una variedad de costes operativos.
Según algunos estudios de gestión empresarial, el inventario puede llegar a constituir hasta el 50% del capital total invertido en la empresa. Esto destaca su relevancia en el balance general.
Lo que hay que tener en claro es que, aparte de lo que pagas directamente por los productos, estos costes también cubren muchos otros gastos. Hablamos de lo que cuesta el personal para organizar todo el stock, lo que se paga por el espacio donde se guarda, y lo que se pierde por productos que se dañan o que nadie quiere después de un tiempo. Todo esto suma y hace que el mantener el inventario sea más caro de lo que uno podría pensar.
Por lo tanto, es esencial entender que gestionar eficazmente el inventario va más allá de simplemente almacenar productos. Implica una estrategia meticulosa de control y reducción de costes, donde se equilibran las necesidades de disponibilidad de producto para brindar un excelente nivel de servicio con la eficiencia del capital invertido.
Tipos de costes de inventario
A continuación, veremos los diferentes tipos de costes de inventario y algunos ejemplos que toda empresa debe considerar para optimizar sus operaciones y mantener la eficiencia económica:
Costes de pedido
El coste de pedido encapsula todos los gastos asociados con la realización y manejo de un pedido. Cada pedido implica una serie de tareas como: verificar el inventario actual, identificar necesidades, contactar a proveedores y procesar la órden de compra.
Dependiendo qué herramientas se utilicen estos costes podrán ser mayores o menores. Además, estas herramientas afectarán al nivel de productividad del departamento de compras.
Coste de adquisición
El coste de adquisición es básicamente el precio que se paga por obtener las existencias necesarias, incluyendo las materias primas o los productos terminados. Este coste puede fluctuar significativamente dependiendo del volumen de compra, y del momento de compra.
Por ejemplo, hacer pedidos grandes puede activar descuentos por volumen, lo que efectivamente reduce el coste unitario de los artículos adquiridos. En este contexto, es clave para los compradores aprovechar las economías de escala y negociar términos favorables para optimizar los costes de adquisición y mejorar el margen de beneficio global.
Costes de capital
El coste de capital representa los gastos que una empresa enfrenta al financiar su inventario. Esto puede incluir la utilización de recursos propios o el préstamo de capital de fuentes externas, como bancos o inversionistas.
A menudo, el capital propio puede tener un coste de oportunidad menor comparado con el capital externo, que podría llevar asociados intereses altos dependiendo de la fuente. Lo que hay que tener siempre en cuenta es que estos costes influyen directamente en el precio final del producto y, por ende, en la rentabilidad de la empresa.
Costes logísticos
Los costes logísticos cubren todo lo relacionado con el transporte y la recepción de los productos. Estos costes son inherentemente variables y dependen del volumen del pedido, del acuerdo con los proveedores y las condiciones de entrega pactadas.
Comprender y optimizar las rutas de entrega, seleccionar proveedores con ubicaciones estratégicas o negociar tarifas de envío más competitivas son formas de reducir los costes logísticos. Además, la inspección y descarga de los productos también deben gestionarse de manera que se maximice la eficiencia y se minimicen los tiempos de inactividad en el almacén.
Costes de mantenimiento
Los costes de mantenimiento del stock son claves para entender el impacto económico de almacenar más productos de los necesarios o menos de lo ideal. Dentro de estos costes se incluyen:
- Costes de espacio de almacenamiento: Estos costos varían según si los almacenes son propios o arrendados y pueden incluir gastos como alquiler, mantenimiento y servicios como electricidad y seguridad. Los productos que requieren condiciones especiales, como refrigeración, pueden incrementar significativamente estos costos.
- Costes de servicios de inventario: Incluyen elementos como seguros, sistemas de gestión de almacenes, y personal necesario para manejar el inventario. Los costes de seguros aumentan con el valor del stock almacenado, y el uso de tecnología avanzada para la gestión puede optimizar estos costes pero también requiere una inversión inicial.
- Costes de riesgo de inventario: Cubren las pérdidas potenciales por obsolescencia, merma y robo. La depreciación es un factor considerable, especialmente para productos con vida útil limitada o que se deprecian rápidamente debido a cambios tecnológicos. La gestión eficaz de estos riesgos es vital para minimizar pérdidas y asegurar la rentabilidad del inventario.
Estos costes están interconectados y resaltan la importancia de una gestión de inventario eficiente y estratégica para equilibrar el servicio al cliente con la rentabilidad operativa.
Costes de faltante de stock
Los costes de faltante de stock, también conocidos como costes de escasez, son aquellos que incurre una empresa cuando no dispone de stock suficiente para cumplir con la demanda.
Esta situación puede forzar a la empresa a realizar envíos de emergencia o cambiar a proveedores que ofrezcan tiempos de entrega más rápidos, lo cual suele conllevar un aumento en los costes de adquisición. Además de los costes tangibles, los faltantes de stock tienen un impacto significativo en la lealtad del cliente y la reputación de la empresa.
Por lo tanto, equilibrar de manera efectiva los niveles de inventario con el riesgo de faltantes es crucial para mantener la competitividad y la rentabilidad.
Estrategias para reducir los costes de inventario
Comencemos por el principio, ¿por qué es tan importante reducir los costes de inventario?
Al minimizar estos costes, las empresas liberan capital que estaba estancado en exceso de stock, convirtiéndolo en capital circulante que se puede aprovechar en áreas clave del negocio. Este proceso no sólo mejora la liquidez, sino que también reduce los riesgos relacionados con productos que pueden volverse obsoletos o perder valor.
A continuación, veremos algunas estrategias que pueden resultar en ahorros significativos y en una gestión más eficiente.
Mejoras en la previsión de demanda
Una de las estrategias más efectivas para reducir este tipo de costes implica mejorar la previsión de la demanda. El uso de herramientas avanzadas permite incorporar no sólo datos históricos, sino también información en tiempo real y variables exógenas como tendencias de mercado y patrones estacionales.
Esto ayuda a anticipar con mayor exactitud cuánto y cuándo se necesitarán los productos, optimizando así los niveles de inventario y evitando tanto el exceso como la escasez de stock.
Además, al emplear estas tecnologías innovadoras, las empresas pueden adaptarse más rápidamente a los cambios en las condiciones del mercado, asegurando que los inventarios siempre estén alineados con las necesidades actuales del cliente. Esto no solo reduce los costes asociados al exceso de stock, sino que también minimiza el riesgo de pérdida de ventas por falta de productos disponibles.
Optimizar el punto de pedido
Establecer el punto de pedido correcto requiere un análisis cuidadoso del tiempo de entrega del proveedor y de la demanda del producto. Ajustar correctamente este punto asegura que se reponga el stock justo antes de que se agoten las existencias, manteniendo así el equilibrio perfecto entre satisfacer la demanda del cliente y minimizar los costes de almacenamiento.
Además, el ajuste dinámico del punto de pedido según las variaciones estacionales o las promociones planificadas puede ayudar a evitar tanto la sobrestock como la escasez. Utilizar sistemas automatizados que recalculen constantemente este punto de pedido en función de los cambios en la demanda y las condiciones de suministro puede resultar en ahorros significativos y en una gestión más proactiva del inventario.
Revisar las políticas de aprovisionamiento
Es clave revisar regularmente las políticas de aprovisionamiento para asegurar que se alinean con las condiciones actuales del mercado y las necesidades de la empresa.
Estas políticas no deben ser estáticas, por el contrario, deben adaptarse a las fluctuaciones del mercado y a las estrategias de compra de la compañía. Al hacer revisiones periódicas, ya sea semanal o mensualmente, se puede decidir si es el momento adecuado para comprar más o menos stock, dependiendo de los descuentos por volumen disponibles, las promociones o los cambios en los precios de los proveedores.
En otras palabras, cuando se ajustan las políticas de aprovisionamiento, las empresas pueden aprovechar oportunidades de compra más rentables y gestionar mejor el nivel de inventario para reducir el coste total.
Optimiza la rotación del inventario
Optimizar la rotación del inventario es fundamental para minimizar los costes de almacenamiento y mejorar la eficiencia logística.
Una gestión eficaz de la rotación implica entender y controlar la frecuencia con la que los productos son reemplazados en el inventario. Esto ayuda a mantener un flujo constante de stock según la demanda, al tiempo que reduce el riesgo de obsolescencia y de excesos de inventario costosos.
Además, al mejorar la rotación, las empresas pueden asegurarse de que los productos más vendidos estén siempre disponibles, mientras se reducen los costes asociados con almacenar artículos menos populares. Estrategias como el análisis de la demanda en tiempo real y la utilización de herramientas avanzadas de pronóstico pueden ser vitales para acertar en la cantidad de stock necesaria, sin caer en el exceso o en la escasez.
¿Qué acciones inmediatas puedes tomar para reducir tus costes de inventario?
Existe una herramienta innovadora que tiene en cuenta todas las estrategias mencionadas anteriormente para ayudarte a conseguir el equilibrio entre la disponibilidad de stock y la eficiencia en costes.
Esta herramienta es el software de vanguardia de Valerdat, diseñado para responder a la pregunta: ¿Cuál es el stock ideal para alcanzar mis objetivos con los mínimos costes posibles?
El sistema analiza múltiples parámetros, como la demanda esperada y las políticas de aprovisionamiento, ajustándolos dinámicamente para ayudarte a generar órdenes de compra perfectas. Estas permiten que Valerdat ajuste el inventario necesario para satisfacer la demanda del cliente, minimizando al mismo tiempo el capital inmovilizado y aumentando el capital circulante.
En resumen, si integras esta herramienta, conseguirás reducir los costes mientras mejoras la satisfacción del cliente y fortaleces la salud financiera de toda la empresa. ¿Aún te lo estás pensando?
