En el complejo entramado empresarial, el departamento de compras desempeña un papel clave en la consecución de metas y el impulso del éxito organizacional. En este artículo, nos sumergiremos en los cinco objetivos principales que delinean las responsabilidades de este departamento, ¡vamos a por ello!
¿Qué es el departamento de compras?
El departamento de compras es el área de una empresa que se dedica a resolver las necesidades de abastecimiento. Su rol principal es respaldar las operaciones de la empresa siendo el comprador principal de bienes y servicios.
Hay compras directas y compras indirectas y, de acuerdo a la empresa, éstas se irán adaptando. Entonces, este departamento se encargará de comprar productos terminados o materias primas, pero no sólo eso, también será el encargado de compras cotidianas como el papel de las impresoras y de servicios como el renting de coches.
Sin embargo, los departamentos de compras no solo se limitan a atender las necesidades de abastecimiento; también se dedican a explorar alternativas que propongan mejoras a las condiciones existentes.
En pocas palabras, actúan no sólo como ejecutores de transacciones, sino como arquitectos estratégicos que moldean las operaciones de la empresa con visión de futuro.
¿Cuál es la estructura del departamento de compras?
La configuración del departamento de compras, como cualquier estructura organizativa, se ajusta al tamaño y las necesidades específicas de cada empresa. Aunque las posiciones pueden variar, la esencia de sus roles sigue siendo fundamental para garantizar el abastecimiento eficiente y efectivo de bienes y servicios.
Además de los roles tradicionales, muchas empresas implementan el Category Management, un modelo estratégico de planificación de compras. La Gestión de Categorías, o Category Management (CATMAN), implica la segmentación y organización de suministros en diferentes grupos, simplificando la gestión de compras. Para ello, requiere la creación de puestos de Category Managers, a los que se les asignará distintos roles de compras, buscando la especialización y optimización de dichas categorías.
Aquí te presentamos una visión general de las posiciones clave en este departamento, considerando diferentes escalas empresariales:
- Director de Compras: En la cima de la jerarquía se encuentra el Director, encargado de supervisar todas las operaciones del área. Su enfoque se centra en la toma de decisiones estratégicas para asegurar que la empresa obtenga los recursos necesarios de manera eficiente, mientras impulsa la rentabilidad.
- Gerente o Jefe de Compras: Este rol crucial se encarga de la gestión y coordinación del proceso de compras. Identifica las necesidades esenciales de diversos tipos de compras, asegurando un flujo de trabajo eficiente y sin contratiempos. En esta posición se aplica el modelo de Category Management.
- Ingeniero de Compras: Desempeña un papel vital al evaluar a los proveedores. Su responsabilidad incluye confirmar que cumplan con los estándares de calidad requeridos. Además, apoya en el desarrollo de proveedores para garantizar la calidad continua de los suministros.
- Supervisor de Compras: Se encarga de supervisar el trabajo del equipo de compradores. Asegura que las actividades del departamento se lleven a cabo de manera efectiva y coordina las funciones específicas de compradores especializados.
- Comprador: El comprador, pieza fundamental del departamento, se encarga directamente de adquirir los materiales necesarios para la operación diaria de la empresa. Su labor se traduce en la ejecución concreta de las estrategias y decisiones tomadas por los niveles superiores.
En resumen, la estructura del departamento de compras se adapta a las necesidades de cada empresa, pero la colaboración armoniosa entre estas posiciones es esencial para garantizar un abastecimiento eficaz y alineado con los objetivos empresariales.
Las 5 Funciones principales del departamento de compras
En esta sección, exploraremos cuáles son las funciones principales que lleva a cabo el departamento de compras, no sólo para asegurar las adquisiciones, sino que también para cumplir los objetivos generales de la empresa.
Definición Estratégica y Mitigación de Riesgos
En el ámbito estratégico, su función principal es asegurar que la empresa cuente con los productos necesarios en el momento preciso. Por ello, se busca que la adquisición de bienes se realice de manera eficiente, contribuyendo así a mantener niveles de producción elevados y asegurando la entrega puntual de productos a los clientes.
Para alcanzar este objetivo, los departamentos de compras llevan a cabo una segunda función que está destinada a evitar diversos tipos de riesgos, tales como financieros, logísticos, geopolíticos, entre otros. El objetivo es prever y evitar estos riesgos para conseguir mantener la seguridad y continuidad en el suministro.
En resumen, la función de aprovisionamiento no solo se trata de obtener los recursos necesarios, sino de hacerlo estratégicamente, minimizando riesgos y garantizando el éxito continuo del suministro.
Reducción de Costes
La reducción de costes en el proceso de adquisición implica encontrar formas de obtener productos o servicios a un precio inferior sin comprometer la calidad o cantidad necesaria.
En la práctica, la reducción de costes en compras implica negociar acuerdos más favorables con proveedores, explorar opciones alternativas de abastecimiento, optimizar la logística y estandarizar compras para beneficiarse de economías de escala.
En resumen, esta función del departamento de compras va más allá de la mera reducción de precios iniciales y se adentra en buscar estrategias más innovadoras para conseguirlo.
Gestión Estratégica de Proveedores
El tercer pilar fundamental del departamento de compras es la gestión estratégica de proveedores. En esta función, el enfoque se dirige hacia la identificación y selección de los proveedores más adecuados para la empresa.
Este proceso implica la búsqueda activa de los mejores proveedores disponibles en el mercado, utilizando métodos como solicitudes de información (RFI), solicitudes de cotización (RFQ) y solicitudes de propuestas (RFP) para evaluar sus capacidades y alinearlas con las necesidades de la empresa.
Una vez identificados, el departamento de compras se embarca en negociaciones estratégicas con estos proveedores para establecer condiciones contractuales favorables. Estas negociaciones van más allá del simple aspecto financiero e incluyen términos y condiciones que optimizan la relación a largo plazo. Mantener una comunicación abierta y construir relaciones sólidas con los proveedores también es fundamental.
En resumen, la gestión efectiva de proveedores implica no sólo la elección de aquellos que ofrecen los mejores términos económicos, sino también aquellos que se alinean con la visión y valores de la empresa, asegurando una colaboración mutuamente beneficiosa y sostenible en el tiempo.
Generación de Ahorros
El cuarto elemento esencial del departamento de compras es la búsqueda constante de ahorros. Aunque la reducción de costes está muy asociada a esta función, no son lo mismo. En este caso, los especialistas en compras adoptan un enfoque más amplio y estratégico para generar ahorros a largo plazo.
Esto implica tomar decisiones estratégicas que ayuden a optimizar procesos, reducir desperdicios, mejorar la eficiencia, aprovechar la tecnología para mejorar las prácticas de adquisición, y seleccionar proveedores que ofrezcan no solo costes más bajos, sino también un valor superior para la organización.
Para un profesional de compras, se trata de lograr un equilibrio entre reducciones de costes inmediatos y ahorros sostenibles a largo plazo. En otras palabras, el objetivo no es solo reducir gastos, sino gestionar estratégicamente los recursos para obtener el mejor valor para la organización a lo largo del tiempo.
¿Ejecución Eficiente de Órdenes de Compra?
En empresas pequeñas, esta tarea será responsabilidad del Departamento de Compras. En cambio, en empresas de mayor tamaño, la gestión recae en el Departamento de Aprovisionamiento, encargado de llevar a cabo el abastecimiento de manera operativa.
La ejecución de órdenes de compra es la fase operativa que convierte las decisiones estratégicas del departamento de compras en acciones tangibles, contribuyendo así al éxito general de la cadena de suministro y al cumplimiento de los objetivos organizativos.
Una vez que se han localizado los mejores proveedores, se han negociado los términos y se han asegurado ahorros sostenibles, la siguiente fase es traducir estos acuerdos en acciones concretas. La ejecución de órdenes de compra implica coordinar la adquisición de bienes y servicios según los términos acordados.
Valerdat: Aliado Indiscutible del Departamento de Compras
Valerdat emerge como el aliado indiscutible del departamento de compras, desplegando sus innovadores sistemas basados en inteligencia artificial para perfeccionar cada una de las funciones esenciales que lleva adelante el departamento.
En concreto, Valerdat los ayuda a conseguir órdenes de compra perfectas, que reducen los costes y minimizan los riesgos. En unos pocos clics, el departamento de compras sabrá qué comprar, cuándo hacerlo, y a quién, asegurando el suministro, mientras aumenta los ahorros y la competitividad de toda la empresa.
Entonces, ¿por qué conformarse con soluciones convencionales cuando puedes optar por la excelencia innovadora? Valerdat se posiciona como el socio estratégico que eleva el departamento de compras a nuevas alturas de eficiencia y éxito.