Si buscas una forma de potenciar tu empresa, controlar costos y mantener tus operaciones en marcha sin problemas, estás en el lugar correcto. En este artículo, exploraremos cómo la gestión efectiva de compras puede marcar la diferencia en el rendimiento de tu negocio y cómo conseguir esas codiciadas órdenes de compra perfectas.
Beneficios de una gestión efectiva de órdenes de compra
A continuación encontrarás algunos de los beneficios clave que obtendrás al invertir en la optimización de tus procesos de compra, así estarás sentando las bases para un negocio más rentable y eficiente en el largo plazo.
Ahorro de tiempo y dinero
Uno de los beneficios más evidentes de implementar una gestión efectiva de órdenes de compra es el ahorro de tiempo y dinero.
Lo principal que tienes que tener en cuenta es que una gestión efectiva de compras, como la proponemos desde Valerdat, te permitirá conseguir un stock rentable y ahorros económicos significativos a largo plazo. Al conocer con más precisión la demanda, tener en cuenta los riesgos potenciales, y considerar los términos de cada contrato, conseguirás aprovechar todo tipo de descuentos, negociar mejores acuerdos con los proveedores, y evitar roturas de stock o sobre stock.
Además, otro de los beneficios que surgen cuando tus procesos de compra son eficientes y bien organizados, es que se reducen los costes operativos y se optimiza el uso del tiempo de tus empleados. La automatización de tareas, como la generación de órdenes de compra y el seguimiento de entregas, permite a tu equipo enfocarse en actividades estratégicas en lugar de perder tiempo en tareas manuales.
Mayor precisión en el inventario
Al ser más preciso con las compras podrás mantener un stock óptimo y evitar problemas como el exceso o la escasez de inventario.
Esto no solo mejora la eficiencia en tus operaciones, sino que también garantiza que siempre tengas los productos necesarios para satisfacer la demanda de tus clientes. Evitar roturas de stock es esencial para brindar un servicio confiable y puntual a tus clientes, lo que, a su vez, fortalecerá su fidelidad.
Además, la precisión en el inventario es esencial para evitar pérdidas por obsolescencia, minimizar el costo de almacenamiento, y también evitar la pérdida de tener capital inmovilizado.
Reducción de errores
La gestión de órdenes de compra efectiva también se traduce en una drástica reducción de errores. Los procesos automatizados minimizan la posibilidad de errores humanos, como cálculos incorrectos o confusiones en las cantidades y productos ordenados.
Esto no solo ahorra tiempo y recursos, sino que también mejora la calidad y la consistencia en las transacciones comerciales tanto con el proveedor como con tus clientes. La eliminación de errores evita devoluciones, reclamaciones de clientes insatisfechos y, en última instancia, protege la reputación de tu empresa.
Mejora en la toma de decisiones
Al tener un registro detallado de tus compras, puedes identificar tendencias, analizar el desempeño de diferentes proveedores y evaluar la eficacia de tus estrategias de adquisición.
Esto te permite optimizar tus procesos de compra, identificar oportunidades de ahorro y tomar decisiones estratégicas para el crecimiento de tu negocio. La toma de decisiones basada en datos es esencial en un entorno empresarial competitivo y en constante evolución.
Cómo conseguir órdenes de compra perfectas
Las órdenes de compra perfectas son aquellas que minimizan los costes y los riesgos. Estas se consiguen cuando el Departamento de Compras, en algunos pocos clics, sabe con precisión qué comprar, cuándo hacerlo, y a quién, aumentando la rentabilidad y la competitividad de toda la empresa.
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Utiliza un software de gestión adecuado
Una de las claves para crear órdenes de compra perfectas radica en la utilización de un software de gestión adecuado. En la gestión de compras moderna, contar con la tecnología correcta es esencial para optimizar los procesos y mejorar la toma de decisiones.
No todos los sistemas de gestión de compras son iguales, y es crucial elegir uno que consiga potenciar tu negocio.
Actualmente, la mayoría de las herramientas de planificación, estilo MRP, se basan en datos históricos de ventas para predecir la demanda futura y gestionar las compras.
En concreto, estos enfoques son estáticos, lo que significa que están basados en reglas y parámetros predefinidos, y no evolucionan con el tiempo sin intervención manual. Esto a menudo conduce a inexactitudes significativas en la planificación y la gestión de compras.
Estos errores son muy costosos y perjudican la eficiencia de tu cadena de suministros, como resultado, entre otras cosas, puedes:
- Dejar de facturar: Errores en la planificación pueden llevar a que no tengas suficiente stock para satisfacer la demanda de los clientes, lo que resulta en pérdidas de ventas.
- Perder clientes: La falta de productos disponibles puede llevar a la insatisfacción de los clientes y la pérdida de su fidelidad.
- Tener mucho capital inmovilizado: Mantener un exceso de stock puede inmovilizar capital que podría utilizarse en otras áreas del negocio, además de implicar costes de almacenamiento elevados.
- Márgenes no competitivos o negativos: La falta de precisión en las compras puede llevar a costos excesivos y márgenes poco competitivos.
El salto hacia la eficiencia: Modelos de ML e IA en Compras
La solución a estos problemas radica en la implementación de sistemas de gestión avanzados basados en Machine Learning (ML) e Inteligencia Artificial (IA) que son capaces de aprender cómo reducir costes asegurando la disponibilidad de los productos.
A diferencia de los enfoques estáticos, los sistemas como el de Valerdat que incorpora ML e IA tienen la capacidad de aprender de los datos históricos y los datos en tiempo real para reconocer patrones no lineales y multifactoriales.
Además, tienen en cuenta múltiples variables exógenas como: los términos de los contratos, elementos que influyen en el precio de compra (como commodities), escalados de precios, descuentos por presupuesto, costos logísticos, lead times, riesgos de los proveedores, riesgos logísticos, calendario de los proveedores, cambios en la moneda, nivel de stock, demanda futura (considerando tendencias, estacionalidad y campañas de marketing), costos de almacenamiento, costos financieros, vida útil del producto o fechas de caducidad, restricciones de la cadena de suministro (como capacidad de almacenes y logística), entre otros.
En pocas palabras, este sistema tiene en cuenta todo lo que puede afectar a las compras, no deja fuera ninguna variable, por ello su resultado al momento de proponer órdenes de compras es ampliamente superior en comparación con los modelos tradicionales.
Con un modelo de IA entrenado y alimentado con estas variables exógenas, la capacidad de gestionar las compras mejora significativamente. Esto permite mantener un stock que pueda satisfacer la demanda de manera precisa, evitar situaciones de rotura de stock y sobre stock, y, al mismo tiempo, minimizar los costes al momento de obtenerlo.
Así es como se consiguen las codiciadas órdenes de compra perfectas.
La incorporación de estas variables exógenas en tus procesos de compra te brinda una ventaja competitiva y una mayor agilidad para adaptarte a las cambiantes condiciones del mercado actual.
Conclusión
En resumen, los modelos tradicionales gestionan las órdenes de compras como lo haría un caballo con anteojeras, dejan pasar caminos menos costosos, oportunidades más beneficiosas, atajos que los harían esquivar los pozos y las colinas demasiado empinadas.
Por otra parte, el modelo de Valerdat, que incorpora Machine Learning e Inteligencia Artificial, tiene la vista completamente despejada, puede anticiparse a las curvas, evitar los riesgos, aprovechar las oportunidades, y llegar mucho más rápido a conseguir los objetivos deseados.
Apuesta por conseguir órdenes de compra perfectas y verás cómo tu cadena de suministros da un salto hacia adelante en eficiencia, resiliencia, y rentabilidad.
