En el mundo empresarial actual, el departamento de compras juega un papel clave en el éxito de una empresa. Con la tecnología evolucionando a pasos agigantados, es esencial estar al día con las herramientas que pueden transformar la eficiencia y maximizar la rentabilidad de las compras.
En este artículo, veremos los tres tipos principales de software empresarial disponibles para compras en la era digital, destacando cómo cada uno puede optimizar los procesos y contribuir al crecimiento del negocio. Prepárate para descubrir cuál de estas soluciones se adapta mejor a tus necesidades y cómo pueden revolucionar tu forma de trabajar.
¿Qué es un software empresarial?
Un software empresarial es un aliado clave para las empresas en la era digital. Estos sistemas están diseñados para facilitar y optimizar una variedad de procesos empresariales, abarcando desde la gestión de recursos humanos hasta las finanzas, y por supuesto, las compras.
Estos sistemas vienen en diferentes tipos y tamaños, adaptándose a las necesidades específicas de cada negocio. Ya sea que estés buscando mejorar la cadena de suministro, mejorar la gestión de inventarios u optimizar las compras, existe un software empresarial que puede ayudarte a alcanzar esos objetivos.
Lo fundamental es elegir uno que se alinee bien con los procesos y la cultura de tu empresa, asegurando así no solo una implementación exitosa sino también una mejora continua en el rendimiento operativo.
En resumen, adoptar un software empresarial es un movimiento esencial para cualquier compañía que aspire a competir y prosperar en el mercado actual.
Las 3 clases de software empresarial que puede elegir Compras en la actualidad
En la era digital, el departamento de compras tiene a su disposición una variedad de softwares empresariales que le ayudan a ser más eficiente. A continuación, vamos a ver las tres clases principales de herramientas que cualquier profesional de compras debería considerar para llevar sus procesos al siguiente nivel.
Software de Registros
Los softwares de registros constituyen una de las primeras formas de digitalización en el ámbito empresarial. Su función principal es transformar los flujos de trabajo tradicionales, que usualmente se manejarían con papel y lápiz, en sistemas digitales que centralizan y simplifican la entrada de datos. Aunque han sido esenciales en las últimas décadas, su enfoque puede sentirse algo desfasado en el entorno dinámico actual.
Estos sistemas surgieron en la década de 1970, alcanzando una gran popularidad en los años 80. Fueron diseñados en un contexto donde la automatización comenzaba a tomar forma, y su arquitectura se basa en bases de datos transaccionales (por ejemplo, una base de datos SQL), que facilitan el manejo eficiente de grandes volúmenes de datos.
Dentro del ámbito de las compras, algunos ejemplos de software empresarial de este tipo son:
- MRP (Material Requirements Planning): Calcula el requerimiento de materiales y recomienda la actividad de producción y compra (pedidos) para satisfacer esas demandas.
- SRM (Supplier Relationship Management): Actúa como un CRM especializado en compras, optimizando las interacciones con los proveedores y mejorando la gestión de contratos y negociaciones.
- ERP (Enterprise Resource Planning): Integra diversas funciones como inventario, compras y finanzas, facilitando una visión holística de la empresa.
- WMS (Warehouse Management System): Especializado en la administración de almacenes, mejora la eficiencia en la gestión de inventarios y la ejecución de pedidos.
Aunque estos sistemas han sido fundamentales para avanzar hacia la digitalización, en el ambiente actual, caracterizado por cambios rápidos y demandas fluctuantes, pueden no ser suficientemente ágiles o estar suficientemente integrados para responder efectivamente a las necesidades complejas de las cadenas de suministro modernas.
Software de Informes
Los softwares de informes, que surgieron principalmente en la década de 1990 con el auge de las herramientas de «Inteligencia Empresarial», se centran en ofrecer capacidades analíticas y de presentación de datos.
Estas plataformas actúan como una capa suplementaria sobre los sistemas de registros, automatizando tareas que tradicionalmente realizaban los empleados, como la compilación de ventas semanales o la evaluación de niveles de inventario.
Este tipo de software permite a los directivos realizar chequeos rutinarios y revisiones de rendimiento, a menudo de forma semanal o mensual. Su principal atractivo radica en la capacidad de proporcionar estadísticas descriptivas que ayudan a interpretar el pasado y el presente del negocio a través de dashboards y reportes.
Sin embargo, en el contexto actual, donde la dinámica de mercado evoluciona rápidamente, estos sistemas pueden presentar limitaciones, especialmente para los departamentos de compras que necesitan no sólo mirar hacia atrás, sino también proyectar hacia adelante con análisis predictivos y prescriptivos más sofisticados.
Algunas características que incluyen este tipo de softwares empresariales son:
- Dashboards de rendimiento: Permiten a los directivos visualizar métricas clave de rendimiento, facilitando decisiones basadas en datos.
- Reportes de inventario: Ofrecen una visión detallada de los niveles de inventario, ayudando a los departamentos de compras a evitar tanto el exceso como el déficit de stock.
- Análisis de tendencias de compra: Analizan las tendencias de compra pasadas para prever necesidades futuras, aunque su capacidad para adaptarse a cambios súbitos del mercado es limitada.
En última instancia, aunque los sistemas de informes proporcionan una herramienta útil para la gestión del día a día, su utilidad se ve restringida por una falta de capacidades avanzadas para anticipar y reaccionar a las condiciones cambiantes del mercado. Esto nos lleva al siguiente punto.
Software de Inteligencia
En la era digital, los softwares de inteligencia representan la vanguardia de la tecnología empresarial, especialmente en el ámbito de las compras.
A diferencia de los sistemas de registros y de informes, que se centran en datos históricos y estadísticas descriptivas, los softwares de inteligencia se diseñan para proporcionar análisis predictivo y prescriptivo, utilizando avanzadas técnicas de inteligencia artificial y aprendizaje automático.
Valerdat se destaca como un claro ejemplo de estos sistemas avanzados, especialmente adaptado para revolucionar los departamentos de compras. Nuestro sistema no sólo recopila y analiza datos en tiempo real y datos históricos, sino que también aplica modelos predictivos y algoritmos de machine learning para anticipar las necesidades futuras y optimizar las decisiones de compra maximizando la rentabilidad.
Algunas de las características claves de este sistema:
- Predicción avanzada de demanda: Utilizando modelos estadísticos y de machine learning, Valerdat no solo pronostica la demanda futura con alta precisión sino que también incorpora variables exógenas para refinar aún más sus predicciones. Esto permite a las empresas adaptar proactivamente sus estrategias de aprovisionamiento a las condiciones cambiantes del mercado.
- Optimización de parámetros de stock: Valerdat calcula diariamente los parámetros de stock para cada producto de forma individualizada, garantizando que la inversión en inventario sea lo más rentable posible. Este enfoque innovador ayuda a evitar tanto el exceso de inventario como las roturas de stock, asegurando un equilibrio óptimo.
- Órdenes de compra perfectas: Valerdat optimiza y distribuye las órdenes de compra a lo largo de los próximos meses, considerando los costes y los riesgos asociados. Por ejemplo, si el precio del aceite está alto, Valerdat sugerirá comprar en cantidades menores y esperar a que los precios bajen para hacer compras más grandes. Este enfoque garantiza que las compras sean agrupadas y distribuidas de manera óptima, maximizando la eficiencia y minimizando los costes.
Conclusión
En resumen, en el mundo de las compras, los softwares de inteligencia como Valerdat son todavía una rareza, lo que otorga una ventaja competitiva significativa a las empresas que adoptan esta tecnología.
Estos sistemas permiten una gestión más dinámica y estratégica de las compras, adaptándose rápidamente a las condiciones cambiantes del mercado y alineando las operaciones de compra con los objetivos empresariales a largo plazo.