Cuando se trata del éxito de una empresa, mantener un equilibrio entre el suministro y la demanda puede ser una tarea desafiante, y es aquí donde el stock de seguridad emerge como el as bajo la manga.
Si te has preguntado, ¿qué es exactamente y cómo puede marcar la diferencia en tu negocio? Estás en el lugar correcto. En este artículo te guiaremos a través de los conceptos esenciales del stock de seguridad, desde su significado hasta cómo calcularlo hoy en día, y cuál es su relevancia en el competitivo panorama actual.
¿Qué es el stock de seguridad?
El stock de seguridad es una cantidad adicional de productos que se mantiene estratégicamente en el almacén por encima del nivel de inventario requerido para satisfacer la demanda normal.
Función y propósito del stock de seguridad
Su función principal es actuar como un amortiguador frente a la incertidumbre y evitar caer en una rotura de stock. En otras palabras, es una manera de proteger a la empresa frente a situaciones imprevistas que podrían interrumpir la cadena de suministro y, en última instancia, afectar la capacidad de cumplir con los pedidos de los clientes.
Por ejemplo, el stock de seguridad es especialmente útil en el caso de que haya retrasos en las entregas, fluctuaciones en la demanda, huelgas, problemas logísticos o incluso eventos inesperados como desastres naturales.
Relación entre el stock de seguridad y la demanda fluctuante
La demanda puede sufrir cambios significativos debido a una serie de factores como, por ejemplo, temporadas altas, promociones, eventos especiales y tendencias del mercado. Cuando la demanda aumenta, ya sea de forma planificada o imprevista, el stock de seguridad entra en juego para evitar la falta de productos.
Al tener un margen de inventario adicional, la empresa puede cubrir estos picos de demanda sin poner en riesgo la satisfacción del cliente o perder ventas potenciales.
Elementos claves que influyen en el cálculo del Stock de Seguridad
Si bien hay muchos factores que pueden influir para determinar el nivel óptimo de stock de seguridad, estos son los tres que no pueden faltar:
1. El plazo de entrega y su incertidumbre
Este elemento consiste en conocer el tiempo que toma recibir los productos una vez que se ha realizado un pedido a tus proveedores. Sin embargo, es importante tener en cuenta que el plazo de entrega o lead time por sí mismo es incierto y puede verse afectado por diversos factores externos.
Por ejemplo, el mismo proveedor puede enfrentar una rotura de stock, o factores logísticos como problemas en el transporte pueden desviar el tiempo estimado de entrega. Además, hay situaciones específicas de cada industria que también pueden influir. Pongamos el caso de la industria alimentaria, la demanda de congelados en verano puede provocar retrasos adicionales en el plazo de entrega.
Es esencial tener una estimación confiable del tiempo de entrega para evitar sorpresas y planificar de la manera más efectiva posible. Sin embargo, también es fundamental comprender y considerar la incertidumbre asociada a este elemento, ya que puede tener un impacto significativo en la gestión del stock de seguridad.
Tener en cuenta el factor de incertidumbre permitirá una planificación más robusta y adaptativa, asegurando que el nivel de stock de seguridad sea suficiente para mantener la continuidad de las operaciones incluso en situaciones imprevistas o desafiantes.
2. La variabilidad de la demanda
Para calcular un stock de seguridad óptimo, es fundamental comprender y medir la variabilidad de la demanda. La demanda de tus productos puede fluctuar debido a múltiples factores, y es esencial tener en cuenta todos los escenarios posibles para una gestión eficiente del inventario.
Para determinar la variabilidad de la demanda, se utilizan datos históricos y se analizan otras variables exógenas que pueden influir en los patrones de demanda.
Considerar los diversos escenarios posibles permite establecer un nivel de stock de seguridad que sea suficiente para enfrentar la incertidumbre y los cambios en la demanda. De esta manera, la empresa estará preparada para hacer frente a cualquier eventualidad, ya sea un aumento inesperado de la demanda o situaciones externas que puedan afectar el comportamiento de los clientes.
3. El nivel de servicio
El nivel de servicio es la probabilidad de que no ocurra una falta de stock durante un período determinado. Está directamente asociado a la satisfacción de la demanda y, por lo general, se expresa como un porcentaje.
Un nivel de servicio más alto implica un stock de seguridad más grande, lo que reducirá el riesgo de quedarse sin inventario y asegurará una mayor satisfacción del cliente.
Estrategias para optimizar el stock de seguridad
Aunque el stock de seguridad es esencial para mantener la estabilidad en tu cadena de suministro, una gestión inteligente y eficiente de este inventario adicional es igualmente importante.
En esta sección, exploraremos estrategias clave para optimizar el stock de seguridad y garantizar que tu empresa esté preparada para cualquier desafío.
Evita ajustar el stock de seguridad de manera uniforme
Cada producto en tu inventario puede tener diferentes niveles de demanda y plazos de entrega. Si ajustas el stock de manera uniforme para todos los productos, podrías tener un exceso de inventario para algunos de ellos y una falta de stock para otros.
Por ejemplo, los productos de alta rotación o aquellos con una alta variabilidad en la demanda pueden requerir un stock de seguridad más grande, mientras que para los productos de baja rotación, puedes optar por un stock de seguridad más ajustado.
Es por esto que lo mejor es adoptar un enfoque más personalizado. Para ello, clasifica tus productos en diferentes categorías teniendo en cuenta su demanda y la importancia que tienen para tu negocio. Después, aplica estrategias de gestión adecuadas para cada categoría. Más adelante te comparto cuál es la mejor forma de hacerlo.
Enfócate en mejorar los procesos que están bajo tu control
Una gestión de inventario eficiente no solo depende de cómo definas el stock de seguridad, sino también de cómo se manejan otros aspectos del proceso. Es clave trabajar para mejorar la precisión de tus pronósticos de demanda, optimizar tus tiempos de entrega y minimizar las posibilidades de errores en el almacenamiento y la distribución.
Para conseguirlo, una excelente idea es invertir en tecnología. Ten en cuenta que una mayor eficiencia en estos procesos reducirá la necesidad de tener un stock de seguridad excesivamente grande, lo que también generará un ahorro.
Utiliza un software de gestión para calcular y supervisar el stock
En un mercado cada vez más volátil y cambiante, el cálculo y la gestión del stock de seguridad se ha vuelto un desafío crucial para las empresas. Los métodos tradicionales, basados en ajustar de forma manual o uniforme el inventario, han demostrado ser poco prácticos, imprecisos y poco efectivos para adaptarse a la diversidad y dinamismo de la demanda actual.
¿Cómo podemos entonces encontrar una solución eficiente que se adapte a la gran cantidad de SKU que abarca nuestro inventario? La clave está en aprovechar las nuevas tecnologías, específicamente las relacionadas con big data e inteligencia artificial.
Los softwares avanzados, como el de Valerdat, son capaces de procesar y analizar enormes volúmenes de datos logísticos de manera relevante para la toma de decisiones. Este sistema, basado en modelos probabilísticos, asume que nunca podremos predecir el futuro con un 100% de fiabilidad, y utiliza estas técnicas para comprender la incertidumbre y ajustarse a ella.
El sistema de Valerdat está diseñado para identificar patrones, prever tendencias y reconocer aquellos SKU que son críticos para el funcionamiento óptimo de la empresa. Al aprovechar esta tecnología, las empresas pueden recortar de manera inteligente los niveles de stock de seguridad y priorizar aquellos productos que más impacto tienen en sus operaciones.
Conclusión
En definitiva, dejar atrás las fórmulas rígidas y abrazar el poder de la inteligencia artificial y los modelos probabilísticos en la cadena de suministros es una de las estrategias más relevantes para optimizar el stock de seguridad. Al permitir una gestión más precisa y adaptativa, estas innovaciones tecnológicas se convierten en aliados imprescindibles para mantener una cadena de suministro resiliente y competitiva en el cambiante panorama empresarial actual.