Gestionar correctamente el inventario es clave para evitar pérdidas, optimizar recursos y mantener la calidad de los productos. En este contexto, el método FIFO (first in, first out) se presenta como una de las estrategias más utilizadas para organizar la salida de mercancías del almacén.
En este artículo, veremos cómo funciona este método, en qué se diferencia de otras alternativas, qué ventajas ofrece, en qué sectores tiene mayor aplicación y qué factores deberías tener en cuenta antes de implementarlo.
¿Qué es el método FIFO?
El método FIFO, cuyas siglas en inglés significan First In, First Out (Primero en entrar, primero en salir), es una estrategia de gestión de inventario que se basa en dar salida primero a los productos más antiguos del almacén. Es decir, aquellos que ingresaron primero, se venden o utilizan antes que los más nuevos.
Esta lógica cobra especial relevancia en sectores donde la caducidad, el deterioro o la obsolescencia del producto puede representar una pérdida económica importante, como ocurre en la industria alimentaria, farmacéutica, cosmética o textil. Al aplicar FIFO, se reduce el riesgo de que los productos se vuelvan inutilizables por el paso del tiempo, lo que también minimiza el desperdicio y protege el margen comercial.
Además de sus ventajas operativas, el FIFO tiene implicaciones contables. Por ejemplo, en contextos de inflación, al vender primero los productos más antiguos (y posiblemente más baratos), el valor del inventario en libros refleja los costes más actuales, lo que puede influir en la valoración del stock y en el análisis financiero de la empresa.
Diferencias entre el método FIFO y otros sistemas de gestión de inventario
Aunque FIFO es uno de los métodos más utilizados por su eficiencia y simplicidad, existen otras alternativas que pueden ser más adecuadas según el tipo de producto, sector o incluso objetivos fiscales de la empresa. A continuación, un repaso por las principales diferencias:
FIFO vs. LIFO
El método LIFO (Last In, First Out, último en entrar, primero en salir) propone lo opuesto: priorizar la salida de los productos más recientes. Este sistema puede ser ventajoso desde el punto de vista contable, sobre todo en épocas de inflación, ya que los costes más altos se asignan primero al coste de ventas, reduciendo el beneficio contable y, por tanto, la carga fiscal.
Sin embargo, LIFO no es recomendable para productos perecederos o sensibles al paso del tiempo, ya que deja en el almacén los artículos más antiguos, lo que incrementa el riesgo de deterioro o caducidad.
FIFO vs. FEFO
FEFO (First Expired, First Out) es una variante enfocada en productos con fecha de vencimiento. A diferencia de FIFO, este método no se basa en la antigüedad del ingreso al almacén, sino en la fecha de expiración real. Así, se da salida primero a los productos cuya vida útil está más próxima a terminar, lo que es clave en sectores con fuerte regulación sanitaria.
FIFO vs. HIFO y LOFO
HIFO (Highest In, First Out) y LOFO (Lowest In, First Out) son menos comunes y responden a criterios de coste. En el primero se prioriza el uso o venta del inventario más caro, y en el segundo del más barato. Ambos pueden tener utilidad en estrategias contables específicas, aunque su aplicación práctica en almacenes suele ser limitada.
FIFO vs. gestión por lotes
Cuando se trabaja con productos que requieren trazabilidad o certificación específica, como en el sector farmacéutico o alimentario, puede aplicarse la gestión por lotes. Esta técnica organiza los productos por series o grupos con características comunes, como fecha de fabricación o proveedor, y permite un control más detallado que FIFO o LIFO.
Ventajas del método FIFO
Aplicar una estrategia de salida ordenada en el almacén con base en la antigüedad del producto trae beneficios operativos, financieros y de control. Estas son algunas de las ventajas más destacadas:
- Mayor rotación de stock y frescura del inventario: Al dar salida primero a los productos que llevan más tiempo almacenados, se asegura una rotación constante de la mercancía. Esto evita acumulaciones innecesarias y mantiene el inventario activo, lo que se traduce en una gestión más eficiente.
- Reducción del riesgo de caducidad, obsolescencia o stock muerto: Uno de los principales objetivos de una buena política de inventario es minimizar pérdidas. Al priorizar los artículos más antiguos, se reduce la posibilidad de que queden unidades sin salida comercial. Esto ayuda a evitar tanto productos vencidos como stock muerto: mercancía que, aunque en buen estado, ha perdido valor o demanda con el tiempo.
- Menor deterioro y mejor control de calidad: La rotación adecuada de los productos permite mantener mejores condiciones físicas en el almacén. Además, el seguimiento cronológico facilita la trazabilidad y reduce el riesgo de pérdidas por roturas, errores o deterioro durante el almacenamiento prolongado.
- Simplificación del seguimiento contable y logístico: La salida ordenada de productos también se refleja en procesos administrativos más claros. Los movimientos de inventario son más fáciles de rastrear y se facilita la conciliación entre compras, ventas y stock disponible.
¿En qué sectores o productos se aplica mejor?
Este enfoque de gestión se vuelve especialmente útil en industrias donde el tiempo es un factor determinante para conservar el valor de los productos. Entre los sectores donde más se aplica se encuentran:
- Agroalimentario: Frutas, verduras, lácteos, carnes y otros productos perecederos requieren una rotación rápida. Dar salida primero a los alimentos más antiguos garantiza frescura y evita pérdidas por vencimiento.
- Farmacéutico y cosmético: Medicamentos, suplementos o cosméticos tienen fechas de caducidad estrictas y regulaciones que exigen control sobre cada lote. Un sistema ordenado de salida ayuda a cumplir con los estándares de seguridad y trazabilidad.
- Textil y moda: La obsolescencia no siempre viene dada por la caducidad, sino por el cambio de temporada o tendencias. En este sector, liberar primero las prendas de colecciones anteriores ayuda a reducir el impacto del stock no vendido y a mantener una oferta actualizada.
- Industria química y sanitaria: Productos como reactivos, pinturas, materiales de laboratorio o productos de limpieza tienen vidas útiles determinadas. Una mala gestión de su rotación puede generar importantes desperdicios o riesgos de seguridad.
- Retail y gran distribución: En grandes superficies o cadenas de supermercados, la gestión eficiente del inventario impacta directamente en la rentabilidad. La organización por fecha de entrada permite optimizar el espacio y evitar la acumulación de productos sin salida.
En resumen, cualquier empresa que trabaje con productos perecederos, regulados o sujetos a modas y ciclos de consumo puede beneficiarse de este sistema para mejorar su rendimiento logístico y reducir pérdidas.
Qué tener en cuenta antes de implementar una estrategia FIFO
Aplicar un sistema de rotación por antigüedad puede mejorar mucho la eficiencia operativa, pero no siempre es viable sin ciertas condiciones previas. Estos son los aspectos clave que deberías valorar antes de ponerlo en marcha:
Tecnología disponible y automatización
FIFO exige un seguimiento preciso del inventario: saber qué llegó primero, dónde está ubicado y si se ha movido. Herramientas como los sistemas WMS, el etiquetado con códigos de barras o RFID, y sensores inteligentes facilitan esta trazabilidad.
Para el equipo de compras, disponer de esta información también mejora las previsiones y evita pedidos innecesarios de productos que aún no han salido del almacén.
Tipo de productos y riesgo de obsolescencia
No todas las categorías requieren el mismo nivel de rotación. En alimentos, cosméticos o medicamentos, donde el paso del tiempo afecta directamente la calidad, FIFO es casi obligatorio.
En cambio, en industrias con productos no perecederos, puede aplicarse de forma más flexible. Desde compras, identificar qué productos deben seguir una rotación estricta permite priorizar pedidos más ajustados y responsables.
Tamaño del inventario y velocidad de movimiento
Mientras más grande sea el volumen de stock y mayor sea la rotación más necesario es aplicar un sistema como FIFO de manera automatizada y bien estructurada, porque aplicarlo de manera manual se vuelve más complejo y propenso a errores.
Frecuencia de reposiciones
Empresas que reciben productos cada pocos días deben prestar aún más atención a la antigüedad del inventario. Si no se respeta el orden de entrada, lo nuevo tapa lo antiguo y se pierde visibilidad. Esto impacta directamente en la planificación de compras: pedir sin conocer qué hay realmente disponible puede generar acumulaciones innecesarias o stock muerto.
Diseño del almacén y operativa logística
La forma en la que están distribuidos los pasillos, estanterías y zonas de carga también afecta la posibilidad de aplicar una rotación eficiente. Si los productos antiguos no son fácilmente accesibles, es difícil garantizar su salida en orden.
Conclusión
En resumen, el método FIFO es una herramienta útil para muchas empresas que buscan mantener un control eficiente sobre su inventario, especialmente cuando trabajan con productos perecederos o susceptibles a la obsolescencia. Su aplicación permite mejorar la rotación del stock, reducir pérdidas y asegurar que los productos mantengan su calidad al salir del almacén.
Sin embargo, su implementación no siempre es sencilla ni adecuada para todos los entornos. Factores como la infraestructura del almacén, la tecnología disponible o las características de los productos deben tenerse en cuenta antes de adoptar esta estrategia.
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